Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

CAWU biedt moderne SaaS-oplossingen aan voor organisaties en stichtingen in Nederland, waaronder CAWU CRM en CAWU Impact. De dienst wordt aangeboden door CAWU, gevestigd in Nederland. Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via info@cawu.net.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: voornaam, achternaam, gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen).
• Profielgegevens: profielfoto (optioneel).
• Organisatiegegevens: naam van de organisatie, KVK-nummer, BTW-nummer, IBAN, adresgegevens en logo (door uzelf ingevoerd).
• Contactgegevens van derden: namen, e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen, bestuurders, vrijwilligers en relaties die u in de applicatie invoert.
• Gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, sessieduur en bezochte pagina's (via serverlogbestanden).
• Communicatiegegevens: inhoud van interne berichten die u verstuurt via de berichtenmodule.
• Financiële gegevens: factuurgegevens, declaraties en inkoopfacturen die u invoert.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

• Het verlenen en verbeteren van de dienstverlening.
• Het aanmaken en beheren van uw gebruikersaccount.
• Het versturen van dienstgerelateerde berichten (bijv. wachtwoordherstel, systeemmeldingen).
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

• Uitvoering van een overeenkomst: de verwerking van accountgegevens en organisatiegegevens is noodzakelijk om de dienst te kunnen leveren.
• Gerechtvaardigd belang: gebruiksanalyse om de dienst te verbeteren, mits dit uw privacy niet onevenredig belast.
• Wettelijke verplichting: wanneer de wet ons verplicht gegevens te bewaren (bijv. financiële administratie).

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Accountgegevens: zolang uw account actief is. Na verwijdering worden gegevens binnen 30 dagen gewist.
• Financiële gegevens: 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht.
• Serverlogbestanden: maximaal 90 dagen.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk vereist:

• Hostingprovider: onze server is gehost bij Hetzner Online GmbH (Duitsland, EU). Gegevens worden niet buiten de EER opgeslagen.
• Betaaldiensten: wanneer u een betaald abonnement afsluit, worden betalingsgegevens verwerkt door een externe betaaldienstverlener. Wij slaan geen volledige betaalgegevens op.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

7. Beveiliging

• Alle communicatie verloopt via HTTPS (TLS-versleuteling).
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen (nooit in leesbare vorm).
• Toegang tot de database is beperkt tot geautoriseerde systemen.
• Optionele twee-factor-authenticatie (2FA) via een authenticator-app.
• Regelmatige back-ups van de database.

8. Cookies

Wij maken gebruik van de volgende cookies:

• Sessiecookie: noodzakelijk voor het ingelogd blijven. Vervalt bij het sluiten van de browser of na de ingestelde sessietijd.
• CSRF-cookie: beveiligingscookie ter voorkoming van cross-site request forgery.

Daarnaast plaatsen wij analytische cookies via Google Analytics 4 (GA4) en Google Tag Manager (GTM) om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Deze cookies worden uitsluitend geplaatst na uw expliciete toestemming via de cookiebanner.

• _ga / _ga_*: Google Analytics-cookies voor het bijhouden van websitebezoeken en gebruikersgedrag. Bewaartermijn: 2 jaar.
• cawu_cookie_consent: slaat uw cookievoorkeur op (toegestaan of geweigerd). Bewaartermijn: 1 jaar (opgeslagen in uw browser via localStorage).

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de cookiebanner opnieuw te activeren (verwijder de lokale browseropslag voor dit domein) of via de instellingen van uw browser.

Google Analytics is geconfigureerd met Consent Mode v2: zolang u geen toestemming geeft, worden analytische gegevens niet verzameld. Meer informatie over hoe Google met gegevens omgaat vindt u op policies.google.com/privacy.

9. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
• Beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken in bepaalde situaties.
• Overdraagbaarheid: u kunt een kopie van uw gegevens in een machineleesbaar formaat opvragen.
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kunt u indienen via info@cawu.net. Wij reageren binnen 4 weken. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding in de applicatie.

11. Contact

Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacybeleid? Neem dan contact met ons op via info@cawu.net.